プライバシーポリシー

個人情報保護方針

社会保険労務士法人　三平事務所は、社会保険労務士の事業活動を通じて取扱うお客様、お取引先の個人情報、並びに当事務所職員の個人情報それぞれの保護を重大な社会的責任と認識し、個人の権利の保護、個人情報に関する法令、ガイドライン、規範を遵守し、個人情報保護マネジメントシステムの構築及び継続的改善に向けて全社を挙げて取組むことを宣言します。

１．当事務所は、事業遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。

２．個人情報の利用に際し、前項の措置により取得した個人情報の取り扱いの全部又は一部を委託する場合には、十分な保護水準を満たした者を選定し、契約等により適切な措置を講じます。

３．当事務所は、個人情報への不正アクセス、紛失､改ざん、破壊・漏えい等のリスクに関しては、合理的な安全措置を講じ、予防並びに是正に努めます。又、最新の技術動向に合わせた管理策を用い、個人情報保護の有効性を継続的に向上させます。

４．本人からの当該個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等の要請及び苦情や相談に対して遅滞無く対応いたします。

５．当事務所は、すべての事業で取り扱う個人情報及び当事務所の職員等の個人情報に関して、個人情報の保護に関する法律、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。

６．お客様、お取引先のニーズ、最新のＩＴ技術の動向を踏まえ、適時・適切に個人情報マネジメントシステムを見直し、継続的改善を行います。

本方針は、全職員に配布し周知・徹底するとともに、当事務所外に対しても公表いたします。又、職員各自の教育・啓発に努め、個人情報保護意識の確保を図ります。

制定日：2013年 4月1日
最終改訂日：2022年 4月1日
社会保険労務士法人　三平事務所
代表社員　三平　和男

弊社個人情報お問い合わせ窓口
社会保険労務士法人　三平事務所　個人情報保護管理者
〒105-0003　東京都港区西新橋1-19-3 第2双葉ビル5F
電話　03-3504-0071　　FAX　03-3504-0072
月曜日～金曜日　10:00 ～ 17:00
（祝日・当事務所の休業日を除く）

個人番号及び特定個人情報の適正な取り扱いに関する基本方針

社会保険労務士法人三平事務所（以下、「当事務所」という。）は、社会保険労務士として行う業務を通じて取扱う顧問先の皆様の特定個人情報、並びに当事務所の職員その他従業者の特定個人情報の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、特定個人情報の適正な取扱いの確保について当事務所として取り組むため、この基本方針を定めます。

１．事業者の名称および代表者
社会保険労務士法人　三平事務所　代表社員　三平　和男

２．関係法令・ガイドライン等の遵守
当事務所は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」）の取り扱いに関し、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（マイナンバー法）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」、並びに「個人情報の保護に関する法律」（個人情報保護法）及び各省庁のガイドラインを遵守します。

３．利用目的
当事務所は、提供を受けた特定個人情報等を、以下の目的で利用します。

（1）当事務所の職員その他従業者等及びその扶養親族に係る個人番号関係事務

• 法定調書及び源泉徴収関係事務
• 退職手当等受給者別支払調書関係事務等
• 社会保険関係事務及び労働保険関係事務等
• その他番号法に定める特定個人情報の提供を受けることができる関連事務等

（2）当事務所の職員その他従業者等以外の個人に係る個人番号関係事務

• 法定調書及び源泉徴収関係事務等
• 退職手当等受給者別支払調書関係事務等

（3）委託契約に基づく個人番号関係事務

• 社会保険関係事務及び労働保険関係事務等
• 賃金計算事務等

４．安全管理措置に関する事項
当事務所は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適切な管理の為に、別途「特定個人情報取扱規程」を定め、これを遵守します。

５．委託の取り扱い
当事務所は、特定個人情報等の取扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合は、事前に顧問先の皆様の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導・監督をするものとします。

６．継続的見直し
当事務所は、特定個人情報等の取り扱いを継続的に見直すよう努めます。

７．特定個人情報等の開示等
当事務所は、本人又はその代理人から、当該特定個人情報等の利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去又は第三者提供の停止の求めがあったときは、法令等に定められている場合を除き、遅滞なく対応いたします。

８．特定個人情報等に関する問合せ窓口
本人からの特定個人情報の取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。当事務所における特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。

本方針は、当事務所の全職員その他従業者に周知、徹底するとともに、当事務所外に対しても公表いたします。また、全職員その他従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報保護意識の維持向上を図ります。

制定日：2016年1月1日
最終更新日：2022年4月１日
特定個人情報お問合せ窓口
特定個人情報管理責任者
月曜日～金曜日　10:00 ～ 17:00　（祝日・当事務所の休業日を除く）

個人情報の取扱いについて

当事務所は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用いたします。

保有個人データに関して周知事項

１．事業者の名称・住所及び代表者の氏名
社会保険労務士法人三平事務所　代表社員　三平　和男
〒105-0003　東京都港区西新橋1-19-3 第2双葉ビル5F

２．当事務所の個人情報保護管理者の職名および連絡先
個人情報保護管理者　業務統括部長　鎭守三興　TEL:03-3504-0071

３．すべての保有個人データの利用目的

４．開示対象個人情報の利用目的
ご不明な点および苦情・相談などがございましたら下記窓口までご連絡ください。
社会保険労務士法人　三平事務所 個人情報お問い合わせ窓口
個人情報保護管理者　業務統括部長　鎭守三興
電話　03-3504-0071
電話の受付時間　月曜日～金曜日　10:00 ～ 17:00（祝日・当事務所の休業日を除く）

５．認定個人情報保護団体について
当事務所は認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。

（認定個人情報保護団体の名称 ）一般財団法人日本情報経済社会推進協会
（苦情解決の申出先）個人情報保護苦情相談室
（住所）〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9六本木ファーストビル
（電話番号） 03-5860-7565／0120-700-779
※当事務所の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。

６．開示等の請求手続きについて
当事務所がご本人様又はその代理人様から、当該保有個人データ又は第三者提供記録の開示等のお申し出を受けた場合はすみやかに対応いたします。
開示等のご請求に対応させていただく場合の手続きは下記の通りです。

(1) 開示等の請求の申出先
開示等のご請求については、下記「苦情・相談およびお問い合わせ対応窓口」にお申し出ください。請求用用紙（「個人情報開示等請求書」）を送付させていただきます。

(2) 開示等の請求における提出書面
開示等のご請求を行う場合は、「個人情報開示請求書」に所定の事項を全てご記入の上、以下のいずれか１点の本人様が確認できる書類（コピー）を同封してご郵送ください。
運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、在留カード、住民票の写し（３０日以内に作成され、個人番号の記載がないもの）
「個人情報開示等請求書」に必要書類を添付の上、郵送によりお願いいたします。
請求書を当事務所へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。なお、封筒に朱書きで「個人情報請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。

※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。
※お送り頂いたコピーは、本人確認作業後シュレッダー処理し、廃棄いたします。

(3) 代理人様による開示等のご請求
開示等のご請求をすることについて代理人様に委託する場合は、「個人情報等開示請求書」に加えて、下記の書類をご同封ください。
①代理人様本人であることを確認するための書類（コピー）下記のいずれか１点
運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、在留カード、住民票の写し（３０日以内に作成され、個人番号の記載がないもの）

※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。
※お送り頂いたコピーは、本人確認作業後シュレッダー処理し、廃棄いたします。

②委任状
ご本人様により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。代理人様が親権者などの法定代理人の時は、委任状に代えて、ご本人様との関係がわかる書類をご提出いただくことも可能です。

(4) 開示、利用目的の通知のご請求に関する手数料
保有個人データ・第三者提供記録の開示及び利用目的の通知をご請求する場合、１回のご請求ごとに、1,000円（税込）の手数料をいただきます。（1,000円分の郵便定額小為替を提出書類にご同封ください。郵便定額小為替ご購入のための料金及び当事務所への郵送料はご請求者様にてご負担ください。）なお、手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、開示、利用目的の通知は致しかねますので、ご注意ください。

(5) 開示等のご請求に対する回答方法
書面 （封書）または電磁的記録等、原則として請求者が指定した方法にて回答いたします。

7. 個人情報の安全管理のために講じた措置について
お客様等の個人情報をお預かりするにあたり、適切な管理を行うとともに、漏えい、滅失またはき損の防止等のために必要な安全管理措置を講じます。当事務所で実施する主な安全管理措置は以下の通りです。

(1)基本方針の策定
・個人情報の適正な取扱いを確保し、質問及び苦情処理の窓口をお知らせするため、本基本方針を定めています。

(2)個人データ等の取扱いに係る規律の整備
個人データ等の取扱方法、責任者、担当者およびその責務等について内規を策定します。

(3)組織的安全管理措置
・個人データ等の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報保護法や内規に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
・個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、内部監査チームによる内部監査を実施しています。

(4)人的安全管理措置
・従業者に、個人データ等の適正な取扱いについて周知徹底するとともに定期的な研修を実施しています。
・個人データ等を含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

(5)物理的安全管理措置
・個人データ等を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データ等の閲覧を防止する措置を講じています。
・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。
・当事務所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合は、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

(6)技術的安全管理措置
・個人データ等に関するアクセス権限者の限定、確認、当該アクセス記録の保管を含む、個人データ等に関するアクセス管理を実施しています。
・個人データ等を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス等を防止する仕組みを導入しています。

(7)委託について
・個人データの取扱いの業務委託に関しては、委託の内容に必要な範囲の個人データのみを受け渡し、その上で当該データに対して当事務所と同水準の安全管理措置を実施できる事業者を選定しています。
・定期的に必要かつ適切な監督を行います。

(8)外的環境の把握
・当事務所では、外国にある第三者に個人データ等の取扱いの委託等を行っていません。

Webサイトでの情報の取り扱いについて

社会保険労務士法人三平事務所（以下、「当事務所」という。）は当事務所が運営するWebサイト（以下、「当事務所Webサイト」という。）において、Webサイトを利用される方に関連する情報（アクセスログ、Cookie等）を、以下の目的のために機械的に取得し、取り扱います。

１．不正アクセス検知等セキュリティ対策のため

２．アクセス状況を解析し、Webサイト改善を図るため

３．Webフォームでのセッション管理のため

４．Twitter等当事務所公式アカウントコンテンツの埋め込み、SNSシェアボタン設置等により、ソーシャルメディアと連携させるため当事務所は、取得した情報を個人情報と紐づけて利用いたしませんが、Webサイトを利用される方の閲覧環境によっては、閲覧時のアクセス状況（日時、端末環境等）等が閲覧者のソーシャルメディアアカウント等個人を識別する情報に紐づいた状態又は匿名の状態で、ソーシャルメディア等外部サービスに自動的に送信される場合があります。
当事務所Webサイトでは、一部のページにおいて以下の外部サービスと連携させています。収集される情報の種類、取り扱い等は、各社のプライバシーポリシーをご確認ください。

• Twitter

なお、Cookie等トラッキングの仕組みは、ご利用になる方の環境で停止させることができます。

■ブラウザでCookieの設定を変更する場合

• Google Chrome（Chrome で Cookie の削除、有効化、管理を行う）
• Microsoft Edge（Microsoft Edge で Cookie を削除する）
• Apple Safari（MacのSafariでCookieとWebサイトのデータを管理する）

■ソーシャルメディアのアカウントのトラッキング等設定を変更する場合

• Twitter（ページ内「プライバシーに関する利用者のオプションとは」）
• facebook（ページ内「利用者が自身の情報を管理する方法」）
• Google（「トラッキング拒否」をオンまたはオフにする）

また、Googleアナリティクスによる分析を停止させたい場合は、Googleが提供する「Google アナリティクス オプトアウト アドオン」をダウンロードしてご利用のブラウザにインストールすることで、無効にすることができます。

• Google アナリティクス オプトアウト アドオン

このほか、当事務所Webサイト受付フォームよりお問い合わせ、当事務所に関する各種お問合せのために個人情報等を取得する場合は、それぞれの利用目的等、個人情報の取り扱いについて同意をいただいたうえでご入力いただきます。ご入力いただいた個人情報は、当事務所の個人情報保護方針に基づき適切に管理運用いたします。

万全のセキュリティー体制

個人情報保護法、マイナンバー制度施行により、個人情報が万全なセキュリティーの元で管理されなければなりません。
三平事務所では「プライバシーマーク」の認証事業所として、企業様が保有している個人情報に対し万全な管理を行っております。

プライバシーマーク制度は、日本工業規格「JISQ 15001 個人情報保護マネジメントシステム‐要求事項」の認定基準に基づいて個人情報の取り扱いについて適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業所等を厳格な審査により認定し、プライバシーマークを付与し、事業活動においてプライバシーマークの使用を認める制度です。